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Um projeto deve ser interessante para o negócio e não apenas para a TI

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O primeiro passo para iniciar bem um projeto é avaliar a quem interessa o projeto. A situação mais comum de acontecer é um projeto ser extremamente interessante para a equipe de TI, mas não chamar a menor atenção das pessoas que aprovam os projetos e pensam no negócio. Realizar este estudo bem cedo pode lhe poupar muito tempo e dor de cabeça desde a aprovação até a finalização do projeto.

Segundo o PMBOK, “as partes interessadas são pessoas ou organizações (por exemplo, clientes, patrocinadores, organização executora ou o público) ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execução ou término do projeto.” A estas partes interessadas, é dado o nome “stakeholders”. A importância dos stakeholders é tanta que extrapolam o âmbito do gerenciamento do projeto e são também tratados em diversas publicações gerenciais como a ITIL, COBIT e BPM, por exemplo. Fica a pergunta: Por quê estes seres são tão decisivos?

Ainda segundo o PMBOK, “As partes interessadas podem ter influência positiva ou negativa em um projeto. Algumas se beneficiam de um projeto bem-sucedido, enquanto outras enxergam resultados negativos oriundos do sucesso de um projeto.” Por hora, guarde esta informação e observe alguns possíveis stakeholders de um projeto:

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  1. Patrocinador: É quem banca o projeto financeiramente e politicamente. O comum é o patrocinador levar e “vender” a idéia do projeto para as camadas gerenciais superiores.
  2. Gerentes funcionais: São os conhecidos gerentes de setor. Estes geralmente têm bom tráfego pela empresa e, principalmente nas PMEs, têm acesso às camadas mais altas da hierarquia.
  3. Equipe do projeto: É a equipe que gerencia, executa e monitora o projeto. Pode conter funcionários de outros setores, a depender do projeto.
  4. Fornecedores / Parceiros comerciais: São empresas externas que fornecem produtos e serviços necessários para a execução do projeto.
  5. Clientes/Usuários: São os que vão utilizar diretamente o resultado final do projeto (serviço, produto, norma, etc).

Existem muitos outros possíveis stakeholders, mas analisando a definição destes 5 já podemos imaginar o quanto uma influência negativa de um deles pode prejudicar o projeto. Convido você a fazer uma experiência focando na sua imaginação. Se quiser, feche os olhos. Imagine então se o primeiro, o patrocinador, perde o interesse pelo projeto anteriormente aprovado por entender que não está de acordo com a expectativa, como você e sua equipe se sentiriam? E se todos os usuários fizessem dezenas de queixas após a implementação e o projeto fosse colocado de lado? Esta é a sensação da influência negativa que os stakeholders podem ter. A gora, pense no quanto facilitaria a aprovação e a execução do projeto se todos os gerentes funcionais estivessem grande interesse nele. E imagine a eficiência da execução do projeto caso a equipe estivesse sempre motivada e empolgada, buscando atingir com qualidade a meta final do projeto sempre de olho nos prazos e custos? Pronto, acredito que agora você já conseguiu experimentar um pouco das duas sensações e entender a mensagem e a importância desta fase do seu projeto.

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Mas, como fazer esta identificação? Existem técnicas para se fazer isto, porém, não adianta gastar horas e horas pesquisando a melhor técnica, pois todas elas vão necessitar do mesmo pré-requisito: conhecimento do ambiente. Fique sempre bem atento às pessoas. Sua forma de pensar, suas atitudes, o que seus colegas de trabalho comentam a respeito delas, etc. Da mesma forma, fique sempre muito atento aos movimentos da empresa. Analise suas decisões, sua forma de se comunicar com os funcionários, o que sai na mídia sobre ela, etc. A partir daí, um simples gráfico interesse X poder já poderá te mostrar quem você deve gastar mais tempo para influenciar. Neste aspecto, a Gerente de Projeto Adriana Percontini destaca que “é importante não apenas identificar mas definir um plano de comunicação para essa galera, de acordo com o nível de importância de cada um. Dessa forma mantem-se a importância do projeto por todo o projeto, com clareza e comprometimento de todas as partes.” 

E se ao identificar e analisar os possíveis stakeholders de um novo projeto você perceber que o projeto na verdade não é interessante para o negócio? Simples. Mude-o. Use o que você conhece sobre o negócio para transformar este diamante bruto em uma bela e bem lapidada pedra preciosa.


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